Aufbewahrungsfristen

Der Zeitraum, wie lange man welche Dokumente aufbewahren muss, variiert sehr stark – besonders im privaten Bereich. Manche Unterlagen dürfen niemals weggeworfen werden, während andere bereits nach einem Jahr entsorgt werden können.

1. Aufbewahrungsfristen für Privatleute

 

  • niemals wegwerfen:

Ausweise, Pässe, Heirats- und Scheidungsurkunden, Altersvorsorge, Sozialversicherungsausweis, Testament und Erbschein dürfen nie weggeworfen werden.

 

  • bis zur Rente aufbewahren:

Alle Arbeitszeugnisse sollten bis zur Rente aufbewahrt werden.

Arbeitsverträge mindestens bis zum Jobwechsel, am besten aber ebenfalls bis zur Rente.

  • mindestens 5 bis 11 Jahre aufbewahren:

Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr Überschusseinkünfte hat, muss pauschal alle Belege mindestens 6 Jahre aufbewahren.

Bei Handwerkerrechnungen ist es unterschiedlich: Fallen Handwerkerarbeiten im Zusammenhang mit einer Vermietung an, sind die Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Wer privat Reparaturen oder Neu- bzw. Umbaumaßnahmen in Auftrag gibt, sollte die Rechnungen mindestens 5 Jahre lang nicht wegwerfen. So verliert man bei Mängel keine Ansprüche. Die Frist beginnt dabei erst zum Ende des Jahres, in welchem die Rechnung gestellt wurde.

Belege über eine Vermietung müssen hingegen mindestens zehn Jahre, am besten jedoch bis zur Bestandskraft des Einkommensteuerbescheides aufbewahrt werden.

Der Steuerbescheid darf, wegen der zehnjährigen Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung, erst nach 11 Jahren vernichtet werden.

 

  • mindestens 2 bis 3 Jahre aufbewahren:

Alle Belege rund ums Haus müssen mindestens 2 Jahre, am besten jedoch bis zur Bestandskraft des Einkommensteuerbescheides aufbewahrt werden.

Dasselbe gilt für private Handwerkerrechnungen. Auch sie müssen 2 Jahre lang aufgehoben werden, um dokumentieren zu können, dass es sich nicht um Schwarzarbeit handelt.

Versicherungsschein und Versicherungsbedingungen müssen bis zum Vertragsende und mindestens 3 weitere Jahre bis zum Ende der allgemeinen Verjährungsfrist aufbewahrt werden.

Bei Kontoauszügen wird empfohlen, diese 3 Jahre lang nicht wegzuwerfen.

 

  • mindestens 1 Jahr aufbewahren:

Gehaltsabrechnung müssen für das laufende Jahr aufbewahrt werden. Stimmt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers am Jahresende, können die monatlichen Abrechnungen weg.

Die Lohnsteuerbescheinigung muss nach Erhalt des Steuerbescheids noch mindestens 1 Jahr aufbewahrt werden, am besten jedoch bis zur Bestandskraft des Einkommensteuerbescheides.

Spendenbelege müssen nach Zugang des Steuerbescheids ebenfalls mindestens 1 Jahr lang aufbewahrt werden, am besten jedoch bis zur Bestandskraft des Einkommensteuerbescheides.

2. Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

 

  • mindestens 6 Jahre aufbewahren:

Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.

 

  • mindestens 10 Jahre aufbewahren

    • Bücher und Aufzeichnungen
    • Aufstellung der Inventare
    • Jahresabschlüsse
    • Lageberichte
    • Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
    • sonstigen Organisationsunterlagen
    • Buchungsbelege
    • abgegebene Zollanmeldungen

     

    Zu beachten gilt, dass die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt. Außerdem spielt das Jahr der Erstellung des Jahresabschlusses eine Rolle.

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