Berufliche Reisen: Welche Steuerregeln gelten für den Reisekostenabzug?

Je mehr sich die Corona-Lage entspannt, desto mehr werden wieder Reisen im geschäftlichen Kontext unternommen. Der persönliche Kontakt ist im Wirtschaftsleben nun mal häufig das Mittel der ersten Wahl - sei es bei der Geschäftsanbahnung oder beim Vertragsabschluss.

Für den steuerlichen Abzug von Reisekosten geltend folgende Regelungen:

Unternehmer, Selbständige und Freiberufler können betrieblich veranlasste Reisekosten in der Regel als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen; dazu müssen aber die entsprechenden Nachweise vorhanden sein. Unter gewissen Voraussetzungen kann zudem die tatsächlich angefallene Umsatzsteuer
als Vorsteuer geltend gemacht werden. Dafür sind insbesondere die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-)Rechnungen zu beachten. Vorsteuer kann beispielsweise bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxen, Mietwagen oder Flugzeugen entstehen.

Arbeitnehmer können die Kosten für beruflich veranlasste Reisen als Werbungskosten geltend machen. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Kosten, die in der Einkommensteuererklärung angegeben werden, nicht durch den Arbeitgeber erstattet werden. Wurden die Ausgaben zu einem gewissen Teil übernommen, können Arbeitnehmer zumindest ihren Eigenanteil geltend machen.

Hinweis: Dienstreisende sollten die wichtigsten Eckdaten, wie den Anlass, die Strecke und die Reisedauer, schriftlich festhalten, um die Reise später gegenüber dem Finanzamt belegen zu können. Entsprechende Nachweise können Rechnungen, ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen sein.

Zu den Reisekosten zählen unter anderem die Übernachtungs- und Fahrtkosten sowie die Reisenebenkosten. Sind diese Kostenarten nachweisbar angefallen, können sie vom Arbeitgeber ohne Begrenzung lohnsteuerfrei ersetzt werden. Besonderheiten gelten aber für Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw: Hier kann unter Nachweis der Gesamtkosten oder über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden.

Für Verpflegungsmehraufwendungen auf Dienstreisen gelten Pauschalen, die je nach Dauer des Aufenthalts und Zielort der Reise unterschiedlich hoch sind. Wer im Inland mehr als acht Stunden auf Dienstreise ist, erhält eine Pauschale von 14 EUR. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt diese 28 EUR. Für An- und Abreisetage werden 14 EUR gewährt. Stellen Arbeitgeber der Belegschaft Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt - und zwar um 20 % für das Frühstück und je 40 % für Mittag- oder Abendessen.

Auch für Übernachtungskosten kann - beispielsweise bei einer Übernachtung bei Freunden - eine Pauschale von 20 EUR angesetzt werden.

Nicht zu den Reisekosten zählen Kosten für Kleidung, Koffer oder den Verzehr aus der Minibar. Für betrieblich veranlasste Auslandsreisen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie bei Reisen innerhalb Deutschlands. Allerdings gibt es aufgrund des unterschiedlichen Preisniveaus in den Ländern und zum Teil auch für einige besonders teure Städte unterschiedliche Höhen der Pauschalen.