Elektronische Kassenmeldung ab 2025

Ausgangssituation: Verpflichtung zur Kassenmeldung

Seit 2020 sind Unternehmen, die digitale Kassensysteme nutzen, gesetzlich verpflichtet, diese beim zuständigen Finanzamt zu melden. Diese Pflicht gemäß § 146a Abs. 4 AO betrifft die Inbetriebnahme, Änderungen und Stilllegung der Kasse. Ziel ist es, den Einsatz gesetzeskonformer Kassensysteme sicherzustellen.

Einführung des elektronischen Meldeverfahrens

Nach dem BMF-Schreiben (11/2019) wurde bislang darauf verzichtet, eine Meldung zu machen, bis das elektronische Mitteilungsverfahren eingeführt ist. Ab dem 1. Januar 2025 wird ein verpflichtendes elektronisches Mitteilungsverfahren über „Mein ELSTER“ oder Drittanbietersoftware mit ERiC-Schnittstelle verfügbar sein. Meldungen können dann ausschließlich auf diesem Weg erfolgen.

Umfang und Anforderungen

Die Erfüllung der Meldepflicht stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Neben Angaben zum Steuerpflichtigen und dem zuständigen Finanzamt müssen Details zur Betriebsstätte, zum elektronischen Aufzeichnungssystem (inkl. TSE) sowie zum Datenübermittler gemacht werden. Dabei ist stets die gesamte Betriebsstätte zu melden.

Die Meldung ist keine einmalige Aufgabe:

• Meldepflichtige Vorgänge: Anmeldung, Abmeldung, Änderung oder Korrektur des Kassensystems.

Fristen zur Meldung

• Vor dem 1. Juli 2025 elektronische Aufzeichnungssysteme: Diese müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Ab dem 1. Juli 2025  elektronische Aufzeichnungssysteme: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung.
• Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene  elektronische Aufzeichnungssysteme: Auch hier gilt die Meldepflicht innerhalb eines Monats, allerdings ist die Anschaffung vorab zu melden.

Diese Fristen und Anforderungen sichern die lückenlose Nachverfolgbarkeit der eingesetzten Kassensysteme.

 

Planungen von DATEV zur Kassenmeldung

Bereitstellung der Lösung: Ab 2025 wird DATEV eine Lösung zur Kassenmeldung anbieten, die analog zum DATEV Kassenarchiv online über die Plattform MeinFiskal bereitgestellt wird. Unternehmer können ein Benutzerkonto auf MeinFiskal anlegen, um die benötigten Daten einzugeben.

Anforderungen für die Übermittlung: Für die elektronische Übermittlung an die Finanzbehörden werden eine DATEV SmartCard oder der DATEV SmartLogin benötigt. Die Meldung kann entweder direkt durch das Unternehmen oder den Steuerberater erfolgen.

Revisionssichere Archivierung: Die DATEV-Lösung ermöglicht eine revisionssichere Archivierung der Kassenmeldungen je Betriebsstätte, um eine gesetzeskonforme Dokumentation sicherzustellen.