+ Rechnungsstellung richtig gemacht: Risiken minimieren und Vorsteuerabzug sichern

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Der Artikel im Überblick
+ Rückwirkende Rechnungsberichtigung: Schützt vor Zinsschäden, wenn bestimmte Mindestangaben auf der ursprünglichen Rechnung vorhanden sind.
+ Systematische Rechnungseingangskontrolle: Essenziell zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs und zur Betrugsprävention.
+ Elektronische Rechnungen ab 2026: Vorbereitung auf die Umstellung notwendig, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
+ Praxisrelevante Themen: Weiterbelastung von Reisekosten, korrekte Adressierung bei Konzernstrukturen und umsatzsteuerliche Behandlung von Vermietungen.
+ Umsatzsteuer-Handbuch: Hilft der Einkaufsabteilung bei der effizienten und korrekten Prüfung von Eingangsrechnungen.

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Rückwirkende Rechnungsberichtigung
Durch die Rechtsprechung des BFH und die Finanzverwaltung ist es inzwischen möglich, Rechnungen rückwirkend zu berichtigen. Dies schützt den Leistungsempfänger vor Zinsschäden, die durch formale Fehler auf Eingangsrechnungen entstehen können. Voraussetzung ist jedoch, dass die ursprüngliche Rechnung bereits bestimmte Mindestangaben enthält: Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt sowie gesonderter Umsatzsteuerausweis.
Systematische Rechnungseingangskontrolle
Um den Vorsteuerabzug sicherzustellen und Betrug durch Scheinrechnungen zu vermeiden, sollten Unternehmen eine systematische Rechnungseingangskontrolle etablieren. Dies umfasst die Überprüfung der formalen Korrektheit der Rechnungen sowie die Implementierung von Maßnahmen zur Betrugsprävention, wie z. B. das SEPA-Einzugsverfahren.

Elektronische Rechnungen
Ab 2026 wird für die meisten Unternehmen die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen bestehen. Als E-Rechnung gelten dann nur strukturierte elektronische Rechnungen nach dem EU-Standard, ein bloßes PDF reicht nicht mehr. Nur diese erfüllen dann die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Praxisrelevante Themen
In der Praxis stoßen Unternehmen immer wieder auf komplexe Fragestellungen rund um die korrekte Rechnungsstellung, die erhebliche steuerliche Auswirkungen haben können. Hierzu zählen insbesondere folgende Themen:

+ Weiterbelastung von Reisekosten
Bei der Weiterbelastung von Reisekosten ist häufig ein Irrtum zu beobachten: Es wird angenommen, dass der genau gleiche Bruttobetrag, der selbst verauslagt wurde, auch an den Kunden weiterberechnet werden muss. Tatsächlich sind Übernachtungskosten als Nebenleistung der Hauptleistung mit dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 % abzurechnen, da sie keinen eigenen Zweck erfüllen, sondern die Hauptleistung ergänzen. Durchlaufende Posten liegen hier nicht vor.

+ Rechnungsstellung bei mehreren Konzerngesellschaften
Bei Konzernen mit mehreren Gesellschaften kann es dazu kommen, dass Rechnungen an die falsche Konzerngesellschaft adressiert werden. Umsatzsteuerrechtlich muss der Rechnungsadressat aber der tatsächliche Leistungsempfänger sein. Fehlerhafte Adressierungen führen zu formalen Mängeln, die jedoch unter bestimmten Voraussetzungen korrigiert werden können.

+ Umsatzsteuerliche Behandlung von Vermietungen durch ausländische Vermieter
Im Fall der Vermietung einer inländischen Immobilie durch einen ausländischen Vermieter besteht derzeit ein Konflikt zwischen der deutschen Finanzverwaltung und der EuGH-Rechtsprechung. Die deutsche Verwaltung behandelt den Vermieter steuerlich wie einen inländischen Unternehmer, während der EuGH dies verneint. Für Mieter bedeutet dies ein steuerliches Risiko, insbesondere hinsichtlich des Vorsteuerabzugs.

+ Beirats- und Aufsichtsratsvergütungen
Honorare, die an Beiräte oder Aufsichtsräte mit Umsatzsteuer gestellt werden, sind oft nicht umsatzsteuerpflichtig, da diese Personen in der Regel keine Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne sind. Eine Umsatzsteuerpflicht besteht nur bei Vorliegen eines entsprechenden Vergütungsrisikos.

+ Unerkannte Geschäftsveräußerung im Ganzen
Bei Unternehmenskäufen per Asset-Deal kann es vorkommen, dass eine Geschäftsveräußerung im Ganzen vorliegt, die umsatzsteuerlich nicht zu besteuern ist. Fehlt dieses Wissen, droht ein falscher Steuerausweis, der den Vorsteuerabzug des Käufers gefährden kann.

Dabei wird deutlich, dass eine sorgfältige Prüfung und Dokumentation unerlässlich sind, um Fehler und daraus resultierende finanzielle Nachteile zu vermeiden. Gerade in komplexen Fällen wie Weiterbelastungen, Konzernstrukturen oder grenzüberschreitenden Sachverhalten ist es wichtig, sich über die aktuellen Rechtslagen und Verwaltungsvorgaben zu informieren.

Umsatzsteuer-Handbuch
Ein verständliches Umsatzsteuer-Handbuch kann der Einkaufsabteilung helfen, die tägliche Rechnungsprüfung effizienter zu gestalten. Es bietet eine strukturierte Übersicht über die verschiedenen Prüf-Routinen, abhängig von der Art der bezogenen Leistung und dem Sitz des Lieferanten oder Dienstleisters. Es sorgt nicht nur für mehr Sicherheit im Alltag, sondern erleichtert auch die Dokumentation gegenüber der Finanzverwaltung.

Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte können Unternehmen ihre Steuerfunktion optimieren und finanzielle Nachteile vermeiden. Ein systematischer Ansatz und die Nutzung von Hilfsmitteln wie einem Umsatzsteuer-Handbuch sind dabei unerlässlich.

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Der Artikel bezieht sich auf die Informationen aus der Quelle: BBK 2025 Seite 817 – 825. NWB YAAAJ-99646.